Minden folyamat a tervezéssel indul. Ügyfeleinknek kommunikációs tervet készítünk, amely egy leíró stratégiai és egy konkrét eszközöket tartalmazó akciótervből áll össze. Megalkotjuk kommunikációs céljait, megfogalmazzuk célcsoportjait és üzeneteit, kiválasztjuk a megfelelő csatornákat, valamint kidolgozzuk kommunikációs kampányainak tartalmi és formai elemeit.

Külső és belső helyzetfelmérés

A stratégiai tervezés egy szóbeli briefinggel kezdődik. A személyes találkozón a megbízó és az ügynökség megbeszéli az ajánlat tárgyát, megállapodnak a munka pontos menetéről.

Ezek után ügynökségünk feltérképezi a szervezet külső és belső kommunikációs környezetét. Ehhez szükséges, hogy a szervezet tagjai kitöltsék kérdőívünket, illetve amennyiben a Megbízó igényli, személyes interjúkat folytassunk le. A kérdőív kérdéseit előre egyeztetjük a Megbízóval.

Stratégiai és akcióterv készítése

A külső és belső kommunikációs környezet megismerését követően meg tudjuk fogalmazni a kommunikációs célokat, célcsoportokat, üzeneteket, irányokat. A stratégia elfogadásával kommunikációs eszközök alkalmazására teszünk javaslatot egy kidolgozott kampány formájában. PR-eszközök mellett egyéb média, ATL eszközöket is felsorolunk tervünkben, illetve kifejtük az eszközök egymásra épülését is. Javaslatot teszünk nyomon követésre, monitoring és értékelési alapszempontokra és indikátorokra. Az akcióterv szerves része a kampány ütemezésének és az egyes eszközök költségvetésének terve.

Nyilatkozati hierarchia és kommunikációs protokoll kialakítása

A nyilatkozati hierarchia felállítása és írásba foglalása segíti és szabályozza a külső kommunikációt. Minden szervezetnél érdemes felépíteni, hogy ki, milyen témáról, mit nyilatkozhat a média képviselői számára. A kommunikációs protokoll kialakításával egy olyan rendszert dolgozunk ki, amely egységes arculatot ad a szervezetnek az írásos és szóbeli kommunikációban. Mintákat, alapsablonokat hozunk létre a kommunikáció minden szintjén e-mailes üzenettől a sajtóközleményeken át az egyéb írott ás szóbeli megnyilvánulásokig.

Referenciáink: http://www.prominart.hu/megvalosult-kommunikacio/kommunikacios-strategia-referenciak